Política de privacidad

1. Responsable y alcance

Esta política identifica a VOICEPOS CHILE SPA como responsable del tratamiento que realiza para operar Tenca Ai, gestionar el acceso y atender a sus usuarios.

Prestador

VOICEPOS CHILE SPA

RUT

78.325.283-K

Domicilio legal

Los Arrieros 2335, Los Ángeles, Chile

Representante legal

Jorge Ulises Rivera Araya

Contacto

hola@tenca.cl

Comprende el sitio web y las funciones de cursos, avisos, consultas, documentos, invitaciones y la conexión opcional de Google Calendar. Se complementa con los Términos de servicio propuestos; no es una autorización ilimitada para utilizar datos personales.

Cuando un colegio u organización determine las finalidades del tratamiento de sus propios registros, deberán precisarse por escrito sus funciones y las de Tenca. No se presume que el colegio haya contratado el servicio por el solo hecho de que un docente cree un curso, ni que esa institución asuma todas las obligaciones de privacidad del prestador.

2. Qué información se trata

• Cuenta y acceso: identificador de Firebase, nombre y correo facilitados mediante Google, información de sesión y tipo de cuenta. Tenca no solicita la contraseña de Google; el proveedor de autenticación gestiona ese acceso.
• Curso y sus miembros: nombre y año del curso, docentes, permisos, nombres de estudiantes, relación declarada entre apoderados y estudiantes, e invitaciones y correos de destinatarios.
• Información escolar aportada: avisos, fechas, lugares, materiales, imágenes, documentos y listas que los usuarios incorporan. Los archivos pueden contener más datos que los necesarios si no se revisan antes de enviarlos.
• Consultas e interacción: preguntas, respuestas, fragmentos del historial enviado como contexto, solicitudes al docente, temas consultados, avisos citados e indicadores de lectura. Las preguntas y respuestas pueden almacenarse asociadas al apoderado y al curso: no son necesariamente anónimas.
• Conexión opcional de Google Calendar: dirección e identificador de la cuenta de Google autorizada, token de actualización cifrado, cursos seleccionados, identificadores de los calendario y eventos creados por Tenca, marcadores técnicos de propiedad y estado de sincronización.
• Operación técnica: fechas de actividad, registros de uso de IA y sus límites. Los servicios de infraestructura pueden generar registros de conexión y errores, incluidos datos como dirección IP y características del navegador.

Los datos provienen del usuario, de su proveedor de autenticación, de las personas autorizadas que administran el curso y de la actividad en el servicio. Los campos necesarios permiten autenticar, asociar al curso o ejecutar la función solicitada; omitirlos puede impedir esa función. La voz y la carga de imágenes son opcionales.

3. Para qué se utiliza

Las finalidades son autenticar usuarios y controlar accesos; organizar cursos y avisos; extraer información de los materiales aportados; responder consultas con sus fuentes; gestionar solicitudes y lecturas; sincronizar avisos con fecha en Google Calendar cuando cada persona active esa conexión para un curso; mostrar al equipo docente asuntos pendientes; prevenir abusos; controlar el consumo técnico; y atender soporte y derechos de privacidad.

El análisis de consultas ayuda a identificar dudas sin respuesta y avisos que requieren aclaración. No debe utilizarse para evaluar automáticamente el rendimiento, la conducta o el acceso de un estudiante a oportunidades educativas.

Tenca no vende datos, no usa publicidad basada en perfiles escolares ni realiza entrenamiento de modelos propios de propósito general con el contenido del curso. Una nueva finalidad requerirá información previa y la habilitación legal que corresponda; no se autoriza mediante una cláusula genérica de «mejora del servicio».

4. Autorizaciones y bases legales

El tratamiento debe contar con el consentimiento informado que corresponda o con una habilitación legal aplicable. Cuando sea necesario consentimiento, deben explicarse los datos, finalidades y comunicaciones, registrarse la autorización y permitirse su revocación en los términos legales.

Entrar con Google autoriza el flujo de autenticación que se muestra, pero no equivale por sí solo a consentir todos los tratamientos de Tenca ni a autorizar datos de estudiantes. Aceptar términos de uso tampoco sustituye las autorizaciones de privacidad exigibles.

Quien aporte información de otras personas debe comprobar su habilitación y entregarles la información pertinente. Tenca conserva sus propios deberes de información, diligencia y licitud; no los traslada íntegramente al usuario.

Tenca no dispone aún de un registro técnico separado de aceptación de términos ni de consentimiento para cada finalidad. Esta limitación no sustituye las autorizaciones que correspondan para incorporar datos de terceros y no reduce los derechos de sus titulares.

5. Datos de estudiantes

El servicio está orientado a adultos, pero los nombres, cursos, vínculos e imágenes incorporados pueden identificar a niños, niñas o adolescentes. Su protección exige especial cuidado, respeto por sus derechos y atención a su interés superior.

Se debe utilizar la menor cantidad de datos necesaria. No se necesitan RUT de estudiantes, fichas médicas, diagnósticos o antecedentes familiares reservados para organizar avisos generales. Evita subir fotografías de listas que incluyan columnas o antecedentes innecesarios; utiliza el ingreso manual de nombres cuando permita reducir esa exposición.

Antes de incorporar datos de estudiantes, el adulto o institución debe contar con la autorización o habilitación correspondiente; la mera relación con un curso no basta. Si actúas en representación de un menor, podrás solicitar revisión, corrección o eliminación acreditando de forma proporcionada esa representación. No se permite emplear el servicio para vigilancia o perfilamiento perjudicial de estudiantes.

6. Quién puede ver la información

Los avisos y documentos publicados están destinados a miembros autorizados del curso según sus permisos. Los docentes con acceso pueden consultar información de estudiantes, apoderados y lecturas necesaria para la gestión del curso.

Las consultas al asistente no deben tratarse como un chat privado frente al equipo docente. Las preguntas, respuestas, temas y solicitudes pueden aparecer en las herramientas de seguimiento del curso, vinculadas al apoderado y, cuando corresponda, a estudiantes asociados.

Los enlaces de invitación pueden mostrar información del curso y del estudiante invitado; algunas invitaciones permiten seleccionar estudiantes de una lista. Protege el enlace y compártelo únicamente con el destinatario. Una persona que tenga acceso legítimo puede copiar o reenviar información: las reglas de uso lo restringen, pero la plataforma no puede garantizar que nunca ocurra.

El personal autorizado del prestador podrá acceder a información cuando sea necesario para operación, soporte, seguridad o requerimientos legales. Ese acceso debe limitarse a la finalidad correspondiente y respetar deberes de confidencialidad.

7. Proveedores, inteligencia artificial y Calendar

La implementación revisada utiliza estos servicios externos:

• Google / Firebase: autenticación de cuentas. Google Cloud: ejecución de la API y base de datos; Vertex AI con Gemini procesa avisos, documentos, listas de estudiantes e imágenes en las funciones que usan esos modelos.
• Vercel: alojamiento y entrega de la aplicación web.
• Cloudflare R2: almacenamiento de archivos asociados a avisos y su entrega mediante enlaces temporales.
• OpenAI, mediante su API: respuestas y análisis de consultas del asistente de apoderados, y representaciones para buscar información pertinente. Según la función, se envían preguntas, contexto del curso, avisos o documentos pertinentes y respuestas relacionadas.
• Google Calendar: sólo tras la autorización individual, Tenca envía el título, curso, descripción, fecha, hora y lugar de los avisos fechados de los cursos que esa persona seleccione. Las encuestas y los avisos sin fecha no se sincronizan.

Conexión opcional de Google Calendar

Al conectarlo, Google solicita el permiso calendar.app.created: crear calendarios secundarios de la aplicación y gestionar eventos en ellos. Tenca crea un calendario separado llamado «Tenca Ai» para la cuenta autorizada; no solicita acceso al calendario principal ni lee su historial personal. La copia funciona sólo de Tenca hacia Google: editar un evento en Google no modifica el aviso del curso. La conexión es independiente del acceso a Tenca con Google.

Los datos de usuario recibidos de Google para este conector —correo e identificador de cuenta, credenciales OAuth, identificadores y metadatos del calendario propio y sus eventos— son tratados por VOICEPOS CHILE SPA para mantener la conexión. Google Cloud ejecuta la API y almacena los tokens cifrados y mapas en Cloud SQL en Santiago; Vercel aloja la web y procesa el retorno de autorización que se reenvía a la API. El correo vinculado y el estado se muestran sólo al usuario autenticado. Este flujo no envía los tokens ni los datos recibidos de Google a OpenAI, Gemini o Cloudflare R2, ni a otros miembros del curso. El tratamiento independiente de los contenidos escolares por IA y archivos se describe arriba. Google Calendar recibe las copias de avisos que el usuario elige sincronizar.

Para mantener la sincronización, Tenca conserva el token de actualización cifrado, la cuenta de Google vinculada y el mapa de eventos propios. Puedes desactivar cursos o desconectar la cuenta. Al desconectar puedes conservar los eventos ya copiados en Google o pedir que Tenca los retire antes de borrar el token local. El destino y los mapas se conservan para evitar duplicados al reconectar; la autorización de Google puede retirarse también desde las conexiones de tu Cuenta de Google. Si Google ya revocó el permiso, puede ser necesario reconectar para terminar de retirarlos. Los datos que permanezcan en Google también estarán sujetos a las opciones de tu cuenta y a las condiciones de ese proveedor.

Las conexiones anteriores que usaban un permiso más amplio quedan detenidas. Para regularizarlas, el usuario confirma el retiro de esa autorización y luego concede el permiso limitado. Retirar la autorización antigua de Tenca en Google puede afectar otros accesos de ese proyecto y requerir un nuevo inicio de sesión. No se trasladan ni borran automáticamente eventos del calendario principal: las copias antiguas pueden eliminarse por el propio usuario en Google Calendar.

Una imagen puede enviarse al proveedor de IA para extraer información incluso si luego decides no publicar el resultado. Revisa y minimiza el archivo antes de cargarlo. No presupongas que la extracción ocurre íntegramente en tu dispositivo.

El uso de infraestructura global puede implicar procesamiento o acceso fuera de Chile. No se ofrece una garantía de residencia exclusiva en Chile ni de ausencia absoluta de retención por proveedores. Los países, condiciones contractuales, subencargados y plazos aplicables deben verificarse según la configuración efectiva del servicio.

Tenca no afirma que sus proveedores apliquen retención cero ni una configuración especial de exclusión de almacenamiento. Los acuerdos de tratamiento, transferencias internacionales y opciones de conservación deben revisarse conforme evolucione el servicio.

Las comunicaciones a autoridades deberán contar con fundamento legal. La contratación de proveedores no elimina las obligaciones de Tenca frente a los titulares.

8. Conservación y eliminación

El criterio de Tenca es conservar los datos solo durante el tiempo necesario para la finalidad informada y, cuando proceda, para cumplir una obligación legal o atender una controversia concreta. El acceso a información que deba conservarse excepcionalmente deberá restringirse a ese motivo; no podrá reutilizarse para otros fines.

La versión técnica revisada no aplica un vencimiento automático general a preguntas, respuestas o datos del curso. Borrar un curso o un estudiante no acredita por sí solo que hayan desaparecido todos los archivos, registros de proveedores, copias o datos de autenticación relacionados.

Las solicitudes deberán analizar todas las capas pertinentes: cuenta, base de datos, archivos, acceso al curso, registros operativos y respaldos. Cerrar sesión o borrar las cookies de tu navegador no elimina esos datos del servicio.

Aún no hay plazos técnicos automáticos por categoría ni un procedimiento integral de cierre de cuenta, limpieza de archivos y tratamiento de respaldos. No prometemos un plazo de borrado que la operación actual no respalda. Esta limitación no autoriza almacenamiento indefinido ni suspende derechos legales de eliminación; puedes solicitar revisión o eliminación mediante el contacto indicado abajo.

9. Seguridad

El código incluye verificación de autenticación, controles de pertenencia y roles en cursos, y enlaces temporales para descargar archivos. Esos controles reducen riesgos, pero no garantizan seguridad absoluta, anonimato ni cifrado de extremo a extremo del contenido.

La sociedad deberá mantener medidas técnicas y organizativas apropiadas, revisar permisos, gestionar incidentes y cumplir las obligaciones de comunicación que resulten aplicables. Una advertencia de riesgos no la libera de sus deberes de diligencia.

Protege tu cuenta de Google, bloquea tus dispositivos y no compartas invitaciones o archivos con personas ajenas. Para reportar una exposición, describe lo ocurrido sin reenviar masivamente la información afectada.

10. Cookies, preferencias y voz

La aplicación utiliza almacenamiento del navegador para mantener la sesión de Firebase y recordar preferencias, como el último curso, la apariencia según el rol y la lectura en voz alta. La cookie tenca.cromo guarda la preferencia visual y se configura con una duración de hasta un año; otras preferencias pueden permanecer hasta que las cambies o borres el almacenamiento local.

No se identificaron integraciones publicitarias en el código revisado. Esto no equivale a asegurar que los proveedores de autenticación e infraestructura no generen sus propios registros técnicos. Cualquier incorporación de seguimiento no necesario deberá revisarse e informarse antes de activarse.

El dictado es opcional y utiliza el reconocimiento de voz del navegador; la lectura de respuestas utiliza su motor de síntesis. Según el navegador y la voz elegida, estos servicios pueden procesar audio o texto en servidores del proveedor. Puedes no activarlos y gestionar el permiso de micrófono desde tu navegador.

Deshabilitar el almacenamiento necesario puede impedir mantener la sesión o ciertas preferencias, sin que ello autorice finalidades publicitarias.

11. Tus derechos

Puedes solicitar información sobre tus datos, su origen, finalidad y destinatarios; corregir datos inexactos; y pedir su eliminación o bloqueo cuando corresponda. También puedes revocar autorizaciones en los términos legales. Estos derechos no se renuncian por utilizar Tenca.

Puedes escribir a hola@tenca.cl. Indica el derecho que deseas ejercer y la información necesaria para localizar el registro. Si actúas por un estudiante, señala esa circunstancia. Podrán solicitarse antecedentes proporcionados para comprobar identidad o representación, sin exigir de forma automática una copia íntegra de tu cédula ni información excesiva.

La atención deberá ser gratuita en los casos previstos por ley, respetar los plazos legales e informar el resultado o el fundamento de una limitación. Deben preservarse los datos y derechos de otras personas al entregar copias. Si la solicitud corresponde también al colegio, se deberá coordinar su atención sin desconocer las obligaciones propias de Tenca.

El contacto con la empresa no impide acudir a las autoridades o tribunales competentes. No se ofrece un procedimiento administrativo que aún no se encuentre vigente, ni se pretende sustituir los mecanismos legales de reclamación.

12. Actualizaciones y marco legal

Esta política se publicó el 28 de septiembre de 2026 considerando la Ley N.º 19.628 vigente a esa fecha. La Ley N.º 21.719 contempla cambios que entran en vigor el 1 de diciembre de 2026, incluidos nuevos deberes y derechos. El texto y la operación deben revisarse para esa transición; esta versión no certifica que la adaptación esté terminada.

Los cambios relevantes de esta política deberán informarse. Una nueva versión no constituye por sí misma consentimiento para finalidades incompatibles ni reduce derechos adquiridos. Las autorizaciones que sean necesarias deberán obtenerse separadamente.

Versión de esta política: 2026-09-28. Las bases de tratamiento, los plazos de conservación, las condiciones de los proveedores y las medidas organizativas deberán seguir revisándose. Publicar esta versión no convierte en implementados los mecanismos que aquí se identifican como pendientes.